根據(jù)《行政單位會計制度》注釋，1213預付賬款科目核算行政單位按照購貨、服務合同規(guī)定預付給供應單位（或個人）的款項。按合同規(guī)定支付的定金，也通過本科目核算，道理很簡單，定金具有預先支付性，交付定金的一方不履行債務的，喪失定金；而收受定金的一方不履行債務的，則應雙倍返還定金。
插一句：定金和訂金一字之差，但法律性質(zhì)截然不同。定金違約定金，并具有擔保合同履行的性質(zhì)，除非合同履行違約或有瑕疵，是不能退的。而訂金帶有預付性質(zhì)，不滿意可以退。記住“定”字，肯定要，就好區(qū)分了。
如果支付的是可以收回的訂金、押金、保證金，不通過本科目核算，通過“其他應收款”科目核算。
我們在已經(jīng)付款但未收到貨物和服務時確認“預付賬款”，按預付的單位或個人設置明細核算。我們應該是按照合同約定預付，而對未簽訂購貨合同的業(yè)務不得發(fā)生預付賬款，約定的定金不得超過主合同的20%。
行政單位的收入、支出需要采用收付實現(xiàn)制進行核算，但很多資產(chǎn)、負債在收付實現(xiàn)制下不能全面地反映，“雙分錄”會計核算就很好地解決了這一問題。“雙分錄”會計核算使行政單位在保持收入、支出按照收付實現(xiàn)制核算不變的前提下，能較為全面地反映行政單位的資產(chǎn)、負債等情況。
行政單位“雙分錄”核算情況，大致可分為四類：
一是在非流動資產(chǎn)科目核算中，行政單位使用了“雙分錄”。包括“無形資產(chǎn)”、“ 在建工程”、“ 固定資產(chǎn)”、“政府儲備物資”、“公共基礎設施”等。
二是在流動資產(chǎn)科目核算中，行政單位使用了“雙分錄”。包括“預付賬款”、“存貨”等?！?/p>
三是在流動負債科目核算中，行政單位使用了“雙分錄”。即“應付賬款”的核算。
四是在長期負債科目核算中，行政單位使用了“雙分錄”。即“長期應付款”的核算。
再次提醒：行政單位的“預付賬款”的會計處理不同于事業(yè)單位以及其他行業(yè)會計的特殊之處，要做“雙分錄”核算，這也是大家比較疑惑和容易遺忘之處。
會計處理業(yè)務
發(fā)生預付賬款時
借：預付賬款
貸：資產(chǎn)基金——預付款項
同時確認相應部分支出
借：經(jīng)費支出
貸：財政撥款收入（零余額賬戶用款額度、銀行存款等科目）
理解：行政單位 “雙分錄”是指對行政單位資產(chǎn)、負債等的增減變化使用權(quán)責發(fā)生制進行核算，對收入、支出等的增減變化使用收付實現(xiàn)制進行核算。如果一筆經(jīng)濟業(yè)務既存在收入、支出的增減變化，同時又存在非貨幣性資產(chǎn)或負債的增減變化的情形，那么這筆經(jīng)濟業(yè)務的會計處理就要按規(guī)定使用“雙分錄”核算。這樣可以全面地反映行政單位的財務狀況及預算執(zhí)行情況。
收到物資或服務時，按相應預付賬款金額
借：資產(chǎn)基金——預付款項
貸：預付賬款-xx單位（個人）
發(fā)生補付款項的，按照實際補付的款項，
借：經(jīng)費支出
貸：財政撥款收入（零余額賬戶用款額度、銀行存款等科目）
收到物資的，同時按照收到所購物資的成本
借：固定資產(chǎn)（在建工程、存貨、無形資產(chǎn)等）
貸：資產(chǎn)基金-固定資產(chǎn)（在建工程、存貨、無形資產(chǎn)等）
發(fā)生當年預付賬款退回
借：資產(chǎn)基金——預付款項
貸：預付賬款-xx單位（個人）
同時，
借：財政撥款收入（零余額賬戶用款額度、銀行存款等科目）
貸：經(jīng)費支出
發(fā)生以前年度預付賬款退回的
（注意：是從以前已結(jié)轉(zhuǎn)后的科目中沖減回來）
借：資產(chǎn)基金——預付款項
貸：預付賬款-xx單位（個人）；
同時，
借：財政應返還額度（零余額賬戶用款額度、銀行存款等科目）
貸：財政撥款結(jié)轉(zhuǎn)（財政撥款結(jié)余、其他資金結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余等科目）
例1：某行政單位2014年7月1日根據(jù)合同規(guī)定，因采購某物資通過銀行存款預付款項5萬元。2014年7月17日收到所購物資，通過銀行存款補付款項2萬元，2014年7月22日發(fā)生當年預付賬款退回1萬元，收到款項存入開戶銀行，會計分錄如下（單位：萬元）
發(fā)生預付賬款時：
借：預付賬款 5
貸：資產(chǎn)基金——預付款項 5
同時，
借：經(jīng)費支出 5
貸：銀行存款 5
收到所購物資時：
借：資產(chǎn)基金——預付款項5
貸：預付賬款 5
借：經(jīng)費支出 2
貸：銀行存款 2
同時，
借：存貨 7
貸：資產(chǎn)基金——存貨7
發(fā)生當年預付賬款退回時：
借：銀行存款 1
貸：經(jīng)費支出 1
預付賬款的核銷
滿足逾期3 年或以上、有確鑿證據(jù)表明確實無法收到所購物資和服務，且無法收回等條件的預付賬款，按照規(guī)定報經(jīng)批準后予以核銷。核銷的預付賬款應在備查簿中保留登記。
1、轉(zhuǎn)入待處理財產(chǎn)損溢時，按照待核銷的預付賬款金額
借：待處理財產(chǎn)損溢
貸：預付賬款
2、已核銷的預付賬款在以后期間又收回的
借：零余額賬戶用款額度（銀行存款等）
貸：財政撥款結(jié)轉(zhuǎn)（財政撥款結(jié)余、其他資金結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余等）
例2：某行政單位2014年9月10日因逾期3年以上、有確鑿證據(jù)表明確實無法收回的預付賬款為1.5萬元，按規(guī)定報經(jīng)批準后予以核銷，2014年10月15日已核銷的預付賬款在以后期間又收回1.2萬元。
轉(zhuǎn)入待處理財產(chǎn)損溢時：
借：待處理財產(chǎn)損溢1.5
貸：預付賬款1.5
按規(guī)定報經(jīng)批準后予以核銷時：
借：資產(chǎn)基金——預付款項1.5
貸：待處理財產(chǎn)損溢1.5
已核銷的預付賬款在以后期間收回時：
借：銀行存款 1.2
貸：財政撥款結(jié)轉(zhuǎn)1.2
（來源：行政事業(yè)單位會計）
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